【导读】

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        电话是一个单位同外界联系、沟通信息的重要渠道。接电话时，如果能给对方留下良好印象，获得对方的好感，那么对一个单位的宣传推广、工作开展、形象树立都会产生积极的作用。请问，你在办公室是如何接电话的?

        【参考答 案】

        电话，是一个组织同外界联系、接收信息的主要渠道。办公室人员在接电话时如能给对方留下美好的印象，获得对方的好感，对树立组织的形象有极其重要的作用。所以说，接电话看似小事，其实有一定的学问。就我自己而言，我在办公室是这样接电话的：

        首先，电话铃响起时，我会立即拿起电话，说声您好后再报出自己单位或者科室的名称，让对方明白是否找对了对象。如果让对方久等了，我会注意向对方真诚地表示歉意。

        其次，上班时间打来的电话几乎都与工作有关，认真清楚地做好记录非常关键。所以，我一般会在电话机旁边准备好笔和纸，如果对方要留言，或者有一些重要的信息需要记录，就可以立即记录下来。我采取的是5WIH信息记录技巧，所谓5W1H是指When何时Who何人Where何地What何事Why为什么HOW如何进行，这样可以使自己的电话信息记录既简洁又完备。记录后，我也会向对方简要重复一遍内容，确保无误。

        再次，在问清事由，弄清对方来电话的目的后，我会认真负责地做出回答，避免误事。如果自己无法处理，我也会认真做好记录，向领导汇报，设法帮助对方解决难题。接电话的过程中，我会用亲切热情的语气语调与对方交谈，让对方感受到我的真诚。

        最后，在对方结束电话交谈时，我会感谢对方来电，然后礼貌地地道别，说一声“再见”，再挂电话。